運転代行の費用は経費に計上できる？
飲み会のあと、車をどうしても自分で運転できないときに便利なのが運転代行サービスです。ビジネスの場でも使われることが増えてきましたが、「会社のお金で払ってもいいの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、運転代行サービスとはどんなものなのか、費用は経費として落とせるのかについて解説します。仕訳のしかたや領収書の書き方など、実務で役立つ情報もご紹介します。
1. 運転代行サービスとは？
運転代行とは、お酒を飲んで車を運転できないときなどに、プロの運転手が自分の車を運転して目的地まで届けてくれるサービスです。タクシーとは違い、運転代行はあくまでも自身が所有している車を運転する点が特徴です。代行業者の車が一緒についてきて、目的地に着いたあとその車で運転手が帰ります。ドライバーは二種免許を取得しており、業者は国の許可を得て営業しています。保険もしっかりしているので、安心して利用できます。料金は夜間や繁忙期に割増で設定される場合もあるため、事前に確認しておくことが大切です。個人で利用するケースが増えていますが、 近年は企業でのニーズも増加し、社有車や営業担当者の私有車を安全に戻す手段としても定着しつつあります。
2. どんなときに運転代行が便利？
営業の担当者が取引先との会食で、車で来ているにも関わらずお酒を飲んでしまった場合には、運転代行サービスが便利です。また、地方での出張先で車を使っていて、夜の接待後にホテルまで車を戻したいという場面でも活躍します。また、展示会やセミナーの後などに荷物を積んだままの車を会社へ戻したいときでも、運転代行サービスなら積み替える必要がありません。ドライバーが急に体調を崩して車を動かせない場合など、緊急のときにも役立ちます。
3.運転代行にかかった費用は経費になる？
接待の後や仕事のために使った代行サービスの料金は、経費にすることができます。 接待の後や仕事のために使った代行サービスの料金は、経費にすることができます。税金のルールでも「仕事に関係している支出なら経費にしてよい」とされているので、仕事目的であれば問題ありません。ただし、プライベートで使ったものを経費にするのはNGです。仕事かどうかを証明できるように、誰が何のために使ったかを記録しておくことが大切です。頻繁に使っていたり、金額が高い場合は、税務署から説明を求められることもあるので注意が必要です。
4.領収書が必要となるケースとは？
運転代行の費用を経費に計上するには、法人であっても個人事業主であっても、領収書が必要です。 法人の場合、特に役員や社員の私的利用との線引きが曖昧な場合、税務署から指摘される可能性があるため、業務目的での利用であることをはっきりと示すことが重要です。一方、個人事業主の場合でも、確定申告時に「必要経費」として計上するには、支出の根拠となるため領収書が必要です。とくに運転代行のようにプライベートの利用と混同されやすいサービスについては、領収書に加えて、業務での使用目的であることや、運転代行の必要性などを書いておくことが大切です。法人でも個人事業主でも、仕事で運転代行を利用した時には領収書を保管するように癖づけることが欠かせません。
5.運転代行の領収書に記載すべき項目
領収書には最低限、発行年月日、利用者名あるいは会社名、走行開始地点と到着地点、運転距離または時間、金額、事業者名、事業者の所在地と登録番号を記載してもらう必要があります。令和5年10月よりインボイス制度も始まっており、業者の登録番号が書かれていない領収書では、仕入税額の控除が制限される場合があるため、注意が必要です。また、利用目的や担当者の名前を自分で書き加えておくと、目的外の利用を疑われにくいです。社員個人が立て替えたときは精算書に領収書を添付し、承認印をもらっておくと領収書としての信頼性が高まります。
6.運転代行料の勘定科目は？
運転代行の料金の勘定項目は、使い方によって大きく「旅費交通費」「交際費」「福利厚生費」に分けることができます。社員が出張中に使ったときは「旅費交通費」、取引先の接待後に使ったときは「交際費」、会社のイベントなどで社員を自宅に送るために使ったときは「福利厚生費」です。いずれも仕事の一環として使われた費用なので、経費にすることができます。旅費交通費と交際費のどちらが適切か迷ったときは、その業務の主催者が社内か社外かという基準で判断すると見極めやすいです。また、勘定項目は車内でルールを決めておくと、決算時のチェックが簡単になり、仕訳のミスも少なくなります。
7. 勘定項目で迷った時の対処法
勘定項目を何にしたら良いか迷ったときは、税理士か会計事務所に聞くのが一番安心です。専門家に相談することで、税務調査から指摘を受けにくくなるようにアドバイスをもらえます。また、最近の会計ソフトには、AIが仕訳を提案してくれる機能もありますので、それを参考にするのもおすすめです。処理に不安がある場合は、帳簿に「運転代行を〇〇のために利用」とメモを残しておけば、税務署から何か聞かれたときもスムーズに対応できます。経費処理は後から修正するほど工数が増すため、サービスを利用した時点で、使用目的を明確にして適切な勘定項目を選ぶことが最善です。
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《この記事の監修》
Sunny運転代行